از آنجائیکه مطالعات و تجربه نشان داده روابط عمومی کانون وکلای مرکز که آیینه و تابلوی این نهاد کهن است می تواند نقش موثر و تعیین کننده ای در نفوذ کانون اولاً:‌در مخاطبین داخلی اعم از مدیران و اعضای آن و ثانیا: در مخاطبین خارجی و بطن جامعه داشته باشد و از طرفی قویترین حمایت برای هر تشکیلات ابتدائاً اتحاد درونی و متعاقبا توجه و همراهی جامعه می باشد که این مهم صرفا از طریق روابط عمومی بواسطه آسیب شناسی و جذب مخاطب متبلور می شود از اینرو برنامه ای مختصر برای روابط عمومی کانون تنظیم و تقدیم ریاست محترم کانون گردیده است :

مقدمه :

کانون وکلای دادگستری مانند هر سازمان و تشکیلاتی برای رسیدن به اهداف و حفظ حیات خود نیاز به تعامل با مخاطبین در درون و خارج از نهاد دارد ، تفاهم با مخاطبین و درک متقابل، نقش بسزایی در ساماندهی و بهبود رویه ها، رفع نواقص و تقویت ارکان تاثیر گذار و مفید کانون دارد.

اموری همچون مخاطب شناسی ،‌شناخت افکار عمومی،‌سنجش میزان و تاثیر انتشار پیام و اخبار ، بازتاب اخبار و پیامها و چیدمان و تدوین برنامه های مرتبط ، از وظایف اصلی حوزه روابط عمومی هر نهاد می باشد .

اهداف ، وظایف و برنامه ها:

آنچه که باید مورد توجه واقع شود بررسی اهداف روابط عمومی و سپس بیان وظایف آن حوزه است .

- اهداف:

پروسه برنامه ریزی با شناسایی وضعیت موجود آغاز و با تشخیص و تبیین اهداف و راهکارهای دستیابی به آنها ادامه می یابد.لذا ابتدائا نیازمند شناسایی وضع موجود و تهیه ابزار لازم می باشیم که از مهمترین ملزومات ، اختیارات کافی و بودجه می باشد .

- اختیارات مورد نیاز:

1- هماهنگی کامل سایر کمیسیون ها با روابط عمومی جهت انعکاس اخبار در سایت کانون به منظور تقویت محتوای سایت .

2 - هماهنگی کامل ارکان مختلف اداری کانون به منظور اجرای نظامات حرفه ای مرتبط و حفظ شأن وکلا در مراجعه به واحدهای اداری.

3- تدوین و انتشار خبر نامه کانون ، کتاب اسامی وکلا و تقویم ،با نظر روابط عمومی .

4- اختیار برگزاری کلیه مراسم اعم از تجلیل و تقدیر و مصاحبه و جلسات و نشست ها بصورت خصوصی یا عمومی و یا داخلی و خارجی با مسئولین و انعکاس خبر ، به منظور پرهیز از مخدوش شدن شأن والای کانون وکلا و اجتناب از دوگانگی و تعارض در بخش اخبار و اطلاع رسانی .

4- برگزاری مراسم تحلیف و جشنهای دائمی کانون و هماهنگی با سایر کمیسیونها و مسئولین داخلی کانون وکلا به نحوی که تداخل اقدامات موجب بی نظمی و نزول کیفیت کار نشود.

5- تخصیص بودجه برای روابط عمومی و اختیار صرف هزینه در امور مهم منجمله هدایا برای گروههای خبری و غیره با نظر ریاست کانون.

6- اعطای اختیار مکاتبه با ارکان داخلی کانون، روابط عمومی اسکودا و سایر کانونها، روابط عمومی نهادها و سازمانهای مختلف دولتی و غیر دولتی .

7- هماهنگی و برگزاری جلسات خبری ضروری با حضور اشخاص موثر خارج از کانون و ریاست و اعضای محترم هیات مدیره .

8- اختیار تشکیل کارگروه یا کمیته تشریفات برای مراسم و مجالس مختلف .

- وظایف:

یکی از وظایف خطیر روابط عمومی در هر نهاد و تشکیلات ، داشتن شناخت علمی و عملی از ساختار عملکرد و اهداف عالیه مجموعه و شناخت نقاط قوت و ضعف آن است . برنامه روابط عمومی باید به گونه ای تدوین گردد که شناخت همه جانبه و تاثیرگذار به مجموع مخاطبان ، اعم از درون کانون ، از جمله مدیران کانون مرکز، اعضای کانون( وکلای محترم )، پرسنل محترم و برون کانون همچون قوای سه گانه، نهادهای دولتی ، و سایل ارتباط جمعی ‌، خبر نگاران و ...، منتقل گردد.

وظایف و برنامه های کلی:

- اجرای سیاست های اطلاع رسانی کانون

- پاسخگویی به ابهامات در اطلاع رسانی و عملکرد

- تهیه و اجرای طرح های تبلیغاتی

- اجرای مناسب مراسم ها و جلسات

- نظارت بر انتشارات و نشریات کانون و ارائه راهکارهای تقویت آنها با جلب نظر متخصصین

- مدیریت پایگاه اطلاع رسانی الکترونیک کانون

- همکاری و ارتباط با رسانه های اجتماعی جهت انعکاس مناسب اخبار عملکرد کانون بویژه حوزه خدمات اجتماعی مانند اداره معاضدت

- افکارسنجی عمومی و درون سازمانی

- تعامل با روابط عمومی ارگان های خارجی به ویژه قوه قضاییه و دادگستری استان تهران

- جمع آوری نظرات جامعه وکلا و اعمال پیشنهادات مفید و کارآمد

- پیگیری جهت ثبت روز وکیل در تقویم رسمی کشور

- تشکیل کارگروه تخصصی در امور مختلف مرتبط

- جذب متخصص در امور روابط عمومی و بهره مندی از نظریات کارشناسان امر

لیست برنامه های تخصصی :

1- معرفی کانون وکلا

از جمله طراحی و چاپ پوستر و ابزار تبلیغاتی ، تهیه و تکثیر فیلمی جهت معرفی کانون وکلا،‌ارتباط با رسانه های اجتماعی بویژه خبرنگاران و سازمان صدا وسیما، تهیه کنندگان فیلم

2- برگزاری نشستها

- برگزاری مجمع عمومی دوره ای کانون با حضور وکلای دادگستری جهت ارائه گزارش عملکرد هیات مدیره کانون وکلای مرکز

- برگزاری جلسات ویژه برای کار آموزان و دریافت انتقادات و نظرات ایشان

- برگزاری گردهمایی برای کارکنان و برقراری نظام تشویق

- برگزاری نشستهای خبری دوره ای و فوری در موارد لزوم

- برگزاری گرد همایی به منظور تبادل افکار مدیران کانون مرکز ودیگر کانونها ایضا وکلای محترم دادگستری

- برگزاری نشستهای ارتباطی با مدیران رسانه های اجتماعی بویژه صدا و سیما

- برگزاری گردهمایی به منظور تجلیل از پیشکسوتان ، وکلای محترم جانباز جنگ تحمیلی و زحمتکشان صنفی

3- روابط عمومی الکترونیک

- تقویت سیستمهای پاسخگویی الکترونیک مانند sms center

- تهیه فیلم ، عکس یا ... و قراردادن آن روی CD و DVD و توزیع آن بین مخاطبین

- برقراری ونصب اینترنت برای ساختمان کانون به منظور بهره مندی وکلای محترم که برای امورات مختلف از جمله ابطال تمبر و یا کارهای اداری منتظر می مانند

- راه اندازی خبرنامه مجازی

- ایجاد تالارهای گفتگو

- مدیریت وبسایت

- ورود اطلاعات بروز در سایت و کنترل محتوی آن جهت برقراری تعامل دو سویه با مخاطب

- دریافت انتقادها و پیشنهادات رویه ها و مکانیزم های اطلاع رسانی

- بحث تکریم مراجعین و تعیین مکانیزم های الکترونیکی برای پیگیری امور آنان

- ارائه گزارش دوره ای و تحلیلی به صورت الکترونیکی

4- آموزش کارمندان محترم کانون:

برگزاری دوره کوتاه مدت تخصصی برای کارکنان با حضور اساتید حوزه مربوطه در امور اداری ، رفتاری و مدیریت و نمایش عملکرد مجموعه های موفق مشابه به منظور ارتقای رفتار سازمانی و اداری کانون.

5- تغییر و تحول فیزیکی در ظواهر ساختمان در نقاط مختلف

از آنجاییکه با روند رو به رشد معماری و دیزاین، شکل ظاهری محل هر تشکیلاتی هم برای مخاطبین و مراجعین درونی ونیز برای مراجعین بیرونی از جمله میهمانان ویژه ، چشمگیر و حائز اهمیت است برخی ضرورتهادر تغییر دکوراسیون داخلی کانون لازم و ضروری است، از جمله به جای تابلوهای اطلاعات طبقه همکف که بسیار سنتی و قدیمی است مونیتورهای الکترونیک باید جایگزین شود، مثال دیگر ظاهر اطاق هیات مدیره محترم است که یکطرف طول آن همچون گلخانه با پوشش سنگ بی کیفیت و بد ظاهر است و طرف دیگر آن سراسر شیشه و پنجره بدون پوشش است .

نمونه دیگر ، لزوم استقرار واحد اطلاعات و گیت ورودی برای مراجعین کانون و...

6- تغییر و توسعه تجهیزات

- تقویت سیستم تلفن گویا

- دستگاههای تکثیر CD ، پرینتر رنگی ، کامپیوتر مجهز با حافظه بالا

- مانیتور با رزولوشن مناسب و راه اندازی ابزارهای کاربردی مدیا برای بهره گیری وکلا

- شبکه وایرلس با پهنای باند مناسب ارتباطی

7- تغییر رویه ها :

ایجاد رویه های ثابت در برخی امور اجرایی و مستند سازی آن ، بطور مثال یک رویه و برنامه ثابت برای مراسم های تحلیف یا جشن استقلال که دائما و مستمر جریان دارد تبیین شود تا در برگزاری اینگونه مراسم ها نیازمند مطالعه و اقدامات مجدد و صرف وقت و نیرو نباشد.

در نهایت لازم به ذکر است که اعتلای کانون وکلای مرکز و نیل به اهداف عالیه که تقید به آن از وظایف انکار ناپذیر هر وکیل دادگستری است بطور قطع باید مدنظر متصدیان حوزه روابط عمومی صرفنظر از هر گونه گرایش و نگرش جهت دار باشد . امید است با همت و درایت والای مدیران قابل و دلسوز کانون ، امکان روشن نمودن چراغی خاموش و مغفول که نور آن در بر گیرنده تمامیت نهاد کانون وکلا است و منور شدنش موثر در تمامی روابط داخلی و خارجی خواهد بود، فراهم شود و با همدلی و همبستگی گامی قوی و بلند در این مهم برداشته شود.

برگرفته از سایت وکلای ملت